Quy Định Về Kho Chứa Hàng Hóa Tiêu Chuẩn

Các hệ thống lưu trữ và quản lý hàng hóa

Quy định về kho chứa hàng hóa đạt tiêu chuẩn là bao gồm các hệ thống lưu trữ và bảo quản hàng hóa, bảo vệ hàng tồn kho, giảm thiệt hại, tối ưu hóa không gian, tăng năng suất và độ chính xác. Cho dù đó là hàng hóa nặng như pallet hay hàng hóa nhỏ hơn như thùng chứa và thùng hàng, lưu trữ là yêu cầu cơ bản đối với mọi trung tâm phân phối.

Nhưng một lần nữa, lưu trữ cũng có một mặt nghịch lý. Một mặt, lưu trữ tăng thêm giá trị bằng cách cung cấp bộ đệm quan trọng giữa quy trình của bạn và khách hàng của bạn. Nhưng mặt khác, lưu trữ cũng mang lại chi phí bất động sản, xây dựng và hàng tồn kho rất cao.

 

Hệ thống quản lý kho tiếp nhận và lưu trữ nguyên vật liệu

❶ Sau khi nguyên liệu về công ty, thủ kho kiểm đếm theo tên và số lượng ghi trên danh sách, chỉ được đưa vào kho sau khi bộ phận sử dụng hoặc người mua thông qua kiểm tra chất lượng từ nhân viên.

❷ Sau khi kiểm đếm nguyên liệu nhập về, thủ kho điền đầy đủ vào phiếu nhập kho kịp thời , sau khi được người sử dụng và giám sát bộ phận quản lý hàng hóa ký xác nhận, thủ kho và bộ phận tài chính mỗi người giữ một bản để làm thủ tục nhập kho. Kế toán, và người mua giữ một bản sao để thực hiện yêu cầu giấy chứng nhận bồi hoàn theo quy đinh về kho chứa hàng hóa.

❸ Việc quản lý lưu trữ phải được kiểm soát chặt chẽ và việc chấp nhận hoặc lưu trữ có thể bị từ chối trong các tình huống sau.

✘ Mua hàng không được tổng giám đốc hoặc trưởng bộ phận phê duyệt.

✘ Vật tư mua ngoài không đúng với kế hoạch của hợp đồng hoặc yêu cầu mua hàng.

✘ Vật tư mua vào không đáp ứng yêu cầu.

❹ Đối với những nguyên vật liệu không thể nhập kho do nhu cầu sản xuất gấp hoặc vì lý do khác, thủ kho phải đến hiện trường nghiệm thu, điền vào “Phiếu nhập kho” kịp thời.

Hệ thống quản lý kho lưu trữ nguyên vật liệu

Sau khi các vật liệu được lưu trữ trong kho , chúng cần được phân loại và xếp chồng lên nhau theo các loại, hiệu suất, đặc điểm và mục đích sử dụng khác nhau để đảm bảo chất lượng quy định về kho chứa hàng hóa sau:

◾ Hai ngăn nắp: Tài liệu được sắp xếp ngay ngắn và dung tích kho sạch sẽ, ngăn nắp.

◾ Ba rõ ràng: rõ ràng về vật liệu, rõ ràng về số lượng, rõ ràng về đặc điểm kỹ thuật.

◾ Bốn định vị: định vị theo khu vực, theo hàng, theo kệ và theo vị trí.

 

Thủ kho phải tiến hành kiểm kê vật tư thường dùng hoặc thay đổi hàng ngày bất cứ lúc nào, nếu phát hiện sai sót về số lượng phải tìm rõ nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời.

Thông tin hàng tồn kho được báo cáo kịp thời. Số lượng, văn bản và hình thức phải được kiểm tra cẩn thận để đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của số liệu báo cáo.

Hệ thống quản lý kho tiếp nhận và phân phối nguyên vật liệu

❖ Thủ kho phải lấy và phân phát vật tư theo danh sách lấy hàng của nhân viên lấy hàng một cách trung thực, nếu giám sát hoặc tổng quản lý không ký tên vào danh sách lấy hàng, chữ viết không rõ ràng hoặc bị sửa chữa thì thủ kho có quyền từ chối để phân phát tài liệu .

❖ Thủ kho phải tuân thủ nguyên tắc hệ thống quản lý kho “nhập trước xuất trước” theo thời gian mua hàng và quy định về kho chứa hàng hóa.

❖ Nếu người lấy hàng không có nguyên vật liệu dự trữ, thủ kho cần thông báo kịp thời cho người dùng, người dùng điền vào yêu cầu mua hàng theo yêu cầu và nộp cho người mua để mua kịp thời sau khi được tổng giám đốc phê duyệt.

❖ Người không làm thủ tục lấy hàng không được lấy nguyên vật liệu ra khỏi kho với bất kỳ danh nghĩa nào, không được lục lọi giá kệ, kho hàng … Quản lý kho có quyền dừng và chấn chỉnh hành vi của mình.

❖ Bàn giao vật tư cũ lấy mới, giao cũ đổi mới, các loại dụng cụ sử dụng ghi trên thẻ dụng cụ, có chữ ký của người nhận và tổng quản lý.

Hệ thống quản lý kho trả lại nguyên vật liệu

☘ Khi nguyên vật liệu còn tồn do thay đổi kế hoạch sản xuất phải kịp thời đưa về kho và làm thủ tục thu hồi theo quy định về kho chứa hàng hóa đã đề xuất.

☘ Khi phế liệu về kho, thủ kho kiểm tra theo “Biên bản mất mát phế phẩm ”, đưa vào kho và lập biên bản, dán nhãn.

Quy định về kho chứa hàng hóa đạt tiêu chuẩn

Quy định về kho chứa hàng hóa đạt tiêu chuẩn là nơi tiếp nhận trao đổi hàng hóa cực kỳ lớn giữa các loại hàng hóa có khối lượng, tải trọng lớn nhỏ sẽ khó phân bố điều tiết phù hợp gây ra các mối nguy hiểm cho người tham gia vào công việc. Vậy nên các quy định về kho chứa hàng hóa sẽ giúp cho bạn hiểu rõ và tránh được một số vấn đề liên quan chức năng của kho hàng ảnh hưởng đến kho hàng. Bạn cùng tham khảo nhé!!!

Quy chế quản lý kho bãi

✔ Các hoạt động chính của kho chủ yếu được chia thành ba phần: nhập kho, xuất kho và lưu trữ.

✔ Khi nhập kho cần kiểm tra rõ ràng nguyên vật liệu theo số lượng trên phiếu xuất kho, nếu phát hiện có biểu hiện bất thường phải báo cáo cấp trên, sau khi nhận được hướng dẫn mới thực hiện theo hướng dẫn. Vượt qua sự kiểm tra của nhân viên kiểm tra chất lượng, bạn sẽ xử lý thủ tục nhập kho, xuất phiếu nhập kho, đăng ký hóa đơn hoặc nhập vào hệ thống ERP. Trong quá trình nhập kho để muốn hàng nhập đúng thời gian tránh chậm trễ nhờ vào quản lý logistic để theo dõi quãng đường vận chuyển hàng hoa đang ở đâu? và có nhập kho đúng thời hạn không.

 

✔ Xuất kho

✧ Đối với việc chọn nguyên liệu của bộ phận sản xuất, nguyên liệu được xuất theo bảng BOM (hoặc tài liệu lấy nguyên liệu do phòng kế hoạch sản xuất xem xét và phê duyệt ), sau đó được đăng ký vào tài khoản hóa đơn hoặc nhập vào hệ thống ERP.

✧ Đối với việc giao hàng, căn cứ vào quy định về kho chứa hàng hóa và phiếu xuất kho do tài chính phát hành hoặc bảng kê xuất kho đã được kiểm toán để đăng ký tài khoản mua bán, nhập kho hoặc nhập vào hệ thống ERP.

✔ Sắp xếp việc mua hàng, bán hàng và kiểm kê hàng tháng của bạn và bàn giao nó cho kế toán, người sẽ thực hiện kế toán và hạch toán chi phí.

✔ Quyền giám hộ: Sắp xếp hợp lý dung lượng lưu trữ trong kho, dán nhãn rõ ràng cho từng nguyên liệu, nhập trước xuất trước, hiểu rõ và thực hiện các biện pháp bảo vệ hợp lý để nguyên liệu không bị hư hỏng do nhiều nguyên nhân. Thường xuyên kiểm tra kho, kiểm tra định khoản xem có nhất quán không, nếu không thì tìm hiểu nguyên nhân (lỗi gửi nhận, hao hụt hợp lý …), lập báo cáo tổng hợp lãi lỗ, báo cáo cấp trên, chuyển đổi sổ sách số liệu để đạt được tài khoản và thẻ phù hợp.

Trên đây là kinh nghiệm làm việc của tôi, tuy nhiên do ngành nghề khác nhau nên nội dung công việc của quản lý kho trong các ngành nghề có thể khác nhau nhưng nhìn chung ý tưởng của công việc là giống nhau.

Tiếp nhận và bảo quản nguyên liệu

⚝ Cần thực hiện đúng quy trình xác nhận trong quản lý quy định về kho chứa hàng hóa.

⚝ Sau khi mua hàng "giao hàng" về kho, nhân viên kho cần cho hàng vào bên trong kho, không được để ngoài kho, đặc biệt không được để qua đêm, sau khi tan sở phải để hàng kiểm tra và đặt bên trong nhà kho.

 

⚝ Khi nhận hàng, bên mua phải đưa “phiếu xuất kho”, nếu không có phiếu xuất kho thì cần theo dõi cho đến khi lấy được hàng và điền vào phiếu nhập kho. Nhân viên kho chịu trách nhiệm truy tìm và lưu giữ tài liệu.

⚝ Tất cả các xác nhận nhập kho sản phẩm phải được xác nhận bởi nhân viên kho và người mua. Các sản phẩm mới nói riêng yêu cầu xác nhận lẫn nhau. Sản phẩm mới cần kiểm tra kỹ mô tả sản phẩm về chất liệu để tránh nhầm lẫn.

⚝ Khi nhà kho và người mua cùng xác nhận số lượng vật liệu trong đơn đặt hàng lưu trữ, nếu số lượng trên phiếu giao hàng chính được phát hiện không nhất quán, người mua tương ứng phải ký xác nhận và người mua sẽ liên hệ để giải quyết với vấn đề số lượng.

⚝ Đặt vật liệu theo khu vực đã phân chia, vật liệu không được đặt bừa bãi, vật liệu không được đặt ngoài khu vực quy hoạch, trường hợp đặc biệt cần phân loại và trả lại trong vòng 2 giờ.

⚝ Về nguyên tắc, các vật liệu nhận được trong cùng một ngày cần phải được xử lý trong cùng một ngày. Sắp xếp hóa đơn phiếu thu chi vào một điểm, tiến hành thống kê thông tin lưu trữ của “phiếu lưu trữ”, đưa vào lưu trữ đúng với quy định về kho chứa hàng hóa.

⚝ Bộ phận kỹ thuật sản xuất phải đăng ký số lượng vật tư mượn, tên sản phẩm quy cách , đồng thời cho biết vật tư là vật tư dự trữ đã mua hay vật tư tồn kho để xác nhận số lượng tích trữ sau này. Xác nhận điểm là cần thiết để quay trở lại kho sau khi hoàn thành kiểm tra và kiểm kê, sản phẩm tốt và sản phẩm bị lỗi cần được phân biệt và đặt trong khu vực được chỉ định.

⚝ Nhân viên thủ kho phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định để xác nhận số lượng của từng vật liệu nhập kho, nghĩa là xác nhận xem số lượng nhập kho đã đăng ký có phù hợp với số lượng nhập kho thực tế hay không và nguyên nhân của sự không phù hợp cần phải được truy tìm và giải quyết... (Mượn nguyên liệu cần xem phiếu mượn sản phẩm, test dở phải làm bù đơn hàng, không đăng nhập được vào kho. Đăng nhập kho phải xuất phiếu " thông báo trả lại nhà máy " để khấu trừ số tiền tương đương trong kho) theo đúng quy trình bảo quản hang hóa trong kho tránh gặp sai phạm.

⚝ Nguyên liệu đầu vào phải được đặt tại các vị trí lưu trữ được chỉ định.

⚝  "Mẫu xác nhận biên nhận" cần được nhân viên kho hàng xác nhận và đăng ký theo yêu cầu của quy trình, sau đó được ký bởi người giám sát kho hàng trước khi có thể đưa cho người mua.

Nguyên liệu xuất kho (lấy hàng ngoài kho)

❂ Cần thực hiện nghiêm túc “Phiếu yêu cầu vật tư” để xuất vật tư, đồng thời điền vào “Bảng kê xuất kho” và “ Phiếu mượn ” để dễ dàng thực hiện các công việc đúng quy định về kho chứa hàng hóa.

❂ Lệnh giao hàng do nhóm đóng gói đưa ra phải được lấy và đóng gói đầy đủ ngay trong ngày mà không có lý do đặc biệt.

❂ Khi lấy hàng lưu ý không chất đống quá cao làm hỏng hàng. Sau khi lấy hàng đưa xe đẩy hàng vào vị trí quy định của nhóm vận chuyển.

❂ Sau khi gửi "Lệnh xuất hàng", các tài liệu cần được gửi kịp thời cho bộ phận người dùng và cần có chữ ký của họ để xác nhận.

❂ Lấy hàng nội bộ cần có chữ ký của giám sát bộ phận, chỉ có chữ ký của trưởng bộ phận mới giao được.

Công cụ mượn

♦ Các công cụ phải được giao theo đúng "Mẫu yêu cầu công cụ" và phải điền vào "mẫu mượn" để vận hành.

♦ Tên sản phẩm và thông số kỹ thuật của công cụ phải được đánh dấu trên "mẫu đơn mượn" để tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhận dạng và lưu trữ công cụ sau này .

Trả lại công cụ

♢ Những thứ đã được trả lại có thể được ràng buộc và lưu trữ, những thứ chưa được trả lại sẽ không được ràng buộc và các bên cần được truy tìm cho đến khi các công cụ được trả lại hoặc các tài liệu liên quan được cấp để làm thủ tục trả lại.

♢ Khi trả dụng cụ, thủ kho cần ký xác nhận, người mượn nếu không có chữ ký thì không được mượn.

Vật liệu, dụng cụ phế liệu

❈ Cần phải vận hành theo "Tỷ lệ công cụ và vật liệu phế liệu".

❈ Khi phát hiện vật tư, công cụ dụng cụ tồn kho có sai sót cần xử lý kịp thời hoặc báo cáo cấp trên xử lý.

❈ Cần phân biệt rõ ràng phần phế liệu của vật liệu tồn kho, vật liệu mua dở, vật liệu đầu vào không thể trả lại để loại bỏ và phần phế thải xấu do khách hàng trả lại, đồng thời lưu trữ và đánh dấu riêng.

 Xử lý vật liệu trả lại

– Cần vận hành theo "Thông báo trả hàng".

– Khi mua nguyên vật liệu kém về cần xử lý kịp thời với bộ phận mua hàng và yêu cầu có chữ ký xác nhận của họ, có thể tạm thời cất vào kho.

– Vật tư kém, không được mượn vật tư trong quá trình mua sắm để bù vào số lượng kém vì làm như vậy sẽ vi phạm quy định về kho chứa hàng hóa.

Quản lý an toàn và bảo vệ kho hàng

✪ Dọn dẹp, ngăn nắp khu vực phụ trách theo lịch trực vệ sinh hàng ngày, thu dọn những thứ không cần thiết, hỏng hóc, sắp xếp vật tư, thiết bị cần sử dụng theo khu vực được chỉ định sao cho gọn gàng, ngăn nắp, sạch sẽ, hợp vệ sinh và bố trí đặt các vật dụng dễ tìm, ngăn nắp.

✪ Công việc vệ sinh có thể được thực hiện vào thời gian rảnh rỗi và trước khi tan sở vào buổi sáng và buổi chiều.

 

✪ Bộ phận sẽ chấm điểm theo kết quả công việc làm căn cứ xét thưởng.

✪ Xem xét việc bố trí vùng nguyên liệu có hợp lý hay không và tiến hành bố trí, quy hoạch hợp lý, phù hợp với hệ thống quy trình bảo quản hàng hóa trong kho.

✪ Bảo mật: Sau giờ làm việc hàng ngày, nhân viên quản lý kho kiểm tra xem cửa ra vào và cửa sổ đã được đóng chưa, kiểm tra hàng hóa theo nguyên tắc an toàn "mười hai phòng ngừa" của kho , đồng thời xử lý và báo cáo kịp thời các tình huống bất thường.

✪ Quản lý kiểm soát ra vào: Người không phải là nhân viên kho không được vào kho, nếu cần phải đăng ký trước khi vào tránh vi phạm quy định về kho chứa hàng hóa sẽ bị phạt tiền, nặng sẽ bị đuổi việc.

✪ Nghiêm cấm hút thuốc và ngọn lửa trần trong kho, nếu phát hiện trường hợp phải báo ngay cấp trên để xử lý.

✪ Làm việc trên cao phải sử dụng phương tiện làm việc và phải chú ý đến an toàn.

✪ Đảm bảo rằng lối thoát hiểm và lối thoát an toàn không bị phong tỏa để đảm bảo an toàn cho nhân viên.

Quản lý vật tư ( xử lý vật liệu bất thường và xử lý vật liệu chậm chạp )

✦ Duy trì chất lượng vật liệu: ví dụ như trong sản xuất dây chằng buộc có các nguyên vật liệu hardware, dây đai dệt, các nguyên vật liệu nhỏ khác...Trong quá trình nhận, đếm, mượn, đặt, nhập kho, chuyển nhà và bảo quản vật liệu, hãy tuân thủ các nguyên tắc an toàn "mười hai biện pháp phòng ngừa" của kho để ngăn ngừa hư hỏng vật liệu và báo cáo các vấn đề chất lượng bất thường.

✦ Các thông tin bất thường của nguyên vật liệu phát hiện như sai vị trí bảo quản, tài khoản không thống nhất, có vấn đề về chất lượng cần được đưa ra giải pháp và hướng giải quyết.

✦ Phân tích nguyên vật liệu tồn đọng chậm, hàng tháng tổ chức họp xử lý, quản lý nguyên vật liệu riêng theo kết quả xử lý.

✦ Người phụ trách quản lý kho chịu trách nhiệm duy trì việc dán nhãn chính xác và kiểm tra nguyên vật liệu thường xuyên. Trách nhiệm đối với việc dán nhãn sai cần phải được truy tìm.

Quản lý chứng từ, thẻ, tài khoản

✫ Phương pháp hạch toán và yêu cầu tất cả các chứng từ kho được lập đầy đủ đúng thời hạn trong ngày.

✫ Tài liệu điện tử và tài liệu thủ công cần được cung cấp tài chính nên được cung cấp cùng nhau để tài trợ.

✫ Nhân sự cần giữ biên lai hàng tháng. Tất cả các tài liệu trong kho tháng trước đã được phân loại và lưu giữ bởi người chịu trách nhiệm được chỉ định. Việc thất thoát cần phải truy nguyên và truy trách nhiệm liên quan.

✫ Kho đăng ký thẻ tài khoản vật tư có giá trị và do người được chỉ định quản lý .

Quản lý hàng tồn kho

⚝ Trong quá trình kiểm kê, người vận hành phải thực hiện các nghiệp vụ liên quan theo tài liệu “Bố trí kiểm kê nội bộ” đúng với quy định về kho chứa hàng hóa.

⚝ Phản hồi và xử lý kịp thời các vấn đề bất thường phát hiện trong quá trình kiểm kê.

⚝ Khi kiểm kê phải đảm bảo tính chính xác, công bằng của việc kiểm kê, hạn chế tối đa việc làm giả, báo cáo sai số liệu, kiểm kê cẩu thả dẫn đến thiếu đĩa, ít đĩa, đĩa nhiều, cẩu thả, sai sót ghi chép số liệu, làm mất phiếu kiểm kê, chuyển ca ngẫu nhiên… Căn cứ tình hình để truy cứu trách nhiệm liên quan đối với các nghiệp vụ không thực hiện đúng quy trình kiểm kê.

⚝ Người phụ trách kiểm kê, nhập kho lần đầu cần ký xác nhận chịu trách nhiệm về kết quả.

⚝ Xử lý tài khoản không thống nhất

⚝ Khi phát hiện nguyên vật liệu tồn kho không phù hợp với tài khoản phải tìm rõ nguyên nhân, sau khi tìm ra nguyên nhân thì tùy theo mức độ nặng nhẹ mà xử lý trách nhiệm.

Quy định về quản lý bao bì

🌠 Nhân viên kho nhận hàng, giao hàng và xác nhận hàng hóa theo số liệu trên lệnh xuất kho. Trước khi đóng gói, điều phối viên kho và nhân viên có liên quan của bộ phận sử dụng sẽ kiểm tra và xác nhận lại.

🌠 Trường hợp không có và trường hợp đặc biệt, dữ liệu sử dụng trong ngày phải lập lệnh xuất kho ngay trong ngày để thủ kho sắp xếp lấy hàng và giao hàng.

 

🌠 Xác nhận nguyên vật liệu trước khi đóng gói.

🌠 Người phụ trách bộ phận người dùng có liên quan cần kiểm tra xem có bất kỳ lỗi lấy hàng hoặc lỗi nào khác trong vật liệu trước khi đóng gói vật liệu theo yêu cầu hay không và xác nhận chữ ký trước khi rời khỏi kho.

🌠 Nếu xảy ra lỗi lấy hàng, cần kiểm tra nguyên nhân và người chịu trách nhiệm về lỗi lấy hàng tùy theo mức độ bận rộn của công việc.

Tác phong và thái độ làm việc của quản lý bộ phận kho

✔ Nhân viên kho nên trau dồi thói quen và tác phong làm việc tốt, hình thành thái độ làm việc tốt.

✔ Nhân viên kho đề cao thái độ và phong cách làm việc cẩn thận (nghiêm túc), trách nhiệm, trung thực, đoàn kết, động viên lẫn nhau.

cái khác

 

✔ Nhiệm vụ công việc được giao phải hoàn thành trong thời gian quy định , không có lý do đặc biệt và đảm bảo chất lượng công việc .

✔ Kho đánh giá từng nhóm và tiến hành hướng dẫn, tổng kết công việc theo " bảng thống kê chất lượng công việc kho" hàng ngày.

✔ Giờ làm việc cần chấp hành nghiêm chỉnh kỷ luật lao động của công ty, tuân thủ giờ giấc làm việc và nghỉ ngơi, không gây ồn ào, vui chơi, ngủ, nói chuyện lâu, không tự ý rời khỏi trụ sở, không tiếp khách vì lý do cá nhân.

✔ Cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định quản lý khác nhau của công ty.

✔ Nhân viên kho trước khi thuyên chuyển hoặc thôi việc phải bàn giao tài khoản và vật tư, thiết bị, công cụ, dụng cụ trước, phải kiểm tra thu gom từng thứ một, nếu thiếu phải kiểm tra trong phạm vi có thời hạn trước khi bàn giao, phải có chữ ký xác nhận.

✔ Các thiết bị văn phòng , dụng cụ, công cụ sử dụng trong công việc phải được bảo quản, bảo quản cẩn thận, nếu để xảy ra mất mát, hư hỏng do con người gây ra thì phải bồi thường theo quy định của công ty.

✔ Nhân viên kho phải giữ bí mật của công ty, bảo vệ tài sản của công ty và báo cáo kịp thời các sự cố bất thường.

 

CÔNG TY TNHH PROVINA

▼ Địa chỉ: 243/4 Huỳnh Văn Luỹ, Khu phố 6 Phường Phú Lợi,

Thành phố Thủ Dầu Một, Tỉnh Bình Dương, Việt Nam

☎  Điện thoại: 0274 6543 128